Kosten und Nutzen des Risikomanagements

Wenn es darum geht Risiken wirkungsvoll zu managen, dann werden auch automatisch Kostenfragen aufgeworfen, denn Risikomanagement gibt es nicht umsonst. Die anfallenden Kosten können in drei Kategorien unterteilt werden: Einmalkosten, Betriebskosten und Projektkosten.

Die Einmalkosten fallen an, damit die Organisation, bzw. das Projektumfeld, zum Risikomanagement befähigt wird. In diesen Bereich fallen die Kosten für das Erstellen der notwendigen Prozesse, Methoden, Richtlinien, Weisungen und Vorlagen für die Unterstützung des Risikomanagementprozesses.

Die Betriebskosten entstehen um ein wirkungsvolles Risikomanagement aufrechtzuerhalten. Es ist wichtig, den Risikoprozess frisch und aktuell zu halten und auf den Lessons Learned aufzubauen.

Die Projektkosten entstehen in Verbindung mit dem effektiven Management von Projektrisiken im jeweiligen Projekt. Dieses operative Anwenden des Risikomanagements verursacht Kosten, die in der Projektplanung berücksichtigt werden müssen.

Der Nutzen des Risikomanagements

Risikomanagement wird vom Management oft als Verschwendung von Geld und Zeit erachtet – solange nichts passiert. Es ist nicht einfach, als Pro-jektleiter das Management davon zu überzeugen, dass Risikomanagement ein gutes Investment darstellt und notwendig ist, selbst wenn keine Risiken eintreten. Hängen fehlende Probleme im Projekt mit einem guten Risikomanagement zusammen? Vielleicht, vielleicht auch nicht. Dies zu beweisen wird schwierig sein. Beim Rollerbladen tragen Sie als Risikoverminderungs-Maßnahme einen Helm. Wenn nach dem Ausflug keine Beule Ihren Kopf ziert, liegt es am Helm, oder daran, dass Sie nicht gestürzt sind? War es Ihnen diese Verminderungs-Maßnahme Wert?

Bei der Ausnutzung von Chancen (der positiven Risiken) sieht das ein wenig anders aus. Hier können Sie Messungen anstellen und einen Wert aufzeigen. Das Management wird sehr schnell den Wert des Risikomanagements schätzen lernen, wenn es den Zusammenhang zwischen Risiken und Zielen verstanden hat. Das Risikomanagement kann als “Prämie” zur Absicherung von Projektzielen angesehen werden. Mit dieser Sichtweise wird sich das Engagement sicher verstärken. Obwohl es schwierig ist, die Rendite für Risikomanagement zu messen, steht fest, dass keinerlei Nutzen erzielt wird, wenn die Organisation nicht gewillt ist, diese Kosten zu tragen.

Wie viel Risikomanagement ist genug?

Wie viel Zeit und Geld sollten Sie in das Risikomanagement investieren? Diese Fragen stellen sich viele Projektleiter. Viele machen Risikomanagement weil es vorgeschrieben wird, und halten sich an das Notwendigste, obwohl sie eigentlich nicht viel Nutzen darin sehen. Viele "reifere" Projektleiter sind überzeugt, sich mit Risikomanagement viele Probleme und Ärger vom Hals zu halten.
Der sinnvolle Aufwand für das Risikomanagement ist von verschiedenen Kriterien abhängig, wie zum Beispiel von der Projektgrösse, der Komplexität oder Neuartigkeit des Projektgegenstandes. Das heisst, je grösser und komplexer ein Projekt ist, desto mehr Aufwand sollten Sie für das Risikomanagement aufwenden. Der Aufwand für das Projektrisikomanagement wird auch automatisch grösser, wenn Sie kritische Termine einhalten müssen, hohe Konventionalstrafen drohen, oder wenn Sie strenge Sicherheitsstandards einhalten müssen. Aber auch wenn das Überleben Ihres Geschäftsbereiches oder Unternehmens vom Projekt abhängen, werden Sie sich mehr um Risiken kümmern.
Gemäss einer Untersuchung von Steve McConnell (Software Project Survival Guide)verwendet das durchschnittliche Softwareprojekt praktisch keinen Aufwand für die Reduktion der Risiken. Als Konsequenz wird ein hoher Risikolevel einfach so akzeptiert. Schon ein wenig mehr Einsatz des Risikomanagements würde einen signifikanten Nutzen bedeuten. Gemäss McConnell kann man bei einem Einsatz von ca. 5% des Projektbudgets und bei einer guten Vorgehensweise von einem „seriösen“ Risikomanagement reden. Damit erhält, nach seiner Ansicht, ein Projekt eine 50 bis 75%-ige Chance in der geplanten Zeit und im Budget fertig zu werden. In der Abbildung erkennen Sie diesen Sachverhalt deutlich.
Einige Projekte müssen die Risiken weiter reduzieren und werden deshalb mit dem Aufwand gemäss Abbildung weiter nach rechts rutschen. Hier handelt es sich nach McConnell um die „Mission Critical Projects“, die unter keinen Umständen länger dauern dürfen. Wenn diese länger dauern drohen zum Beispiel horrende Vertragsstrafen oder es treten kritische Zustände ein, welche das Unternehmen oder Personen gefährden könnte. Bei solchen Projekten sollten Sie einiges mehr als 5% des Projektbudgets für das Risikomanagement verwenden. Es ist jedoch nicht sinnvoll, übermässig viel Aufwand in das Risikomanagement zu stecken. Je mehr Sie in der Abbildung nach rechts gehen, desto grösser wird der Overhead und die Kurve beginnt zu kippen. Das heisst, Ihr aufgebauter Overhead wird selbst zum Risiko, welches die Chance wieder reduziert, das Projekt zeitgerecht und im Budget zu beenden. Zuviel und zuwenig Risikomanagement kostet unnötig Geld!