Die kreative Pause beim Brainstorming

Brainstorming ist unbestritten die wichtigste Kreativitätsmethode zur Ideenfindung in Gruppen. Diese Methode ist äusserst hilfreich zur Identifikation von Risiken, aber auch bei anderen Projektmanagement-Tätigkeiten.

Schweigen ist der beste Innovationsmotor

Der Holländer Arne de Vet hat in seiner Doktorarbeit untersucht was in einem Unternehmen die Kreativität und Innovation am meisten fördert. Sein Fazit: Schweigen ist tatsächlich Gold.
Gemäss Arne de Vet bleibt für die individuelle Reflexion beim Brainstorming kaum Zeit. Das in ein Fehler, was seine Doktorarbeit beweist. Er hat untersucht, ob weniger Reden und mehr Zeit zum Nachdenken die Innovation beflügelt. Dafür konsultierte er die soziale und kognitive Psychologie-Literatur der letzten 30 Jahre und führte experimentelle Studien mit über 400 Menschen durch. De Vet konnte nachweisen, dass die Kreativität einer Gruppe während einer Besprechung steil nach oben geht, wenn die Diskussion durch ruhiges Nachdenken unterbrochen wird.
Allein fünf Minuten stillen Nachdenkens während einer 45-minütigen Besprechung verdoppelte die Anzahl der Ideen in der Gruppe. Das Phänomen ist neurologisch zu erklären. Manche Personen haben Mühe gleichzeitig zu sprechen und zu denken, doch genau das ist in konventionellen Brainstormings erforderlich.

Multitasking blockiert die Kreativität

Dieses Multitasking – den anderen beim Sprechen zuhören, selber Ideen generieren und diese auch kommunizieren – ist der Kreativität hinderlich. „Besonders jene, die für die Reaktion und Meinung anderer anfällig sind, kostet dieses Multitasking viel Hirnkapazität“, erklärt De Vet. Er betrachtete nicht nur die Anzahl Ideen, die in einem Gruppengespräch entstehen, sondern auch die Qualität. Radikale Innovationen entstünden vor allem dann, wenn Menschen mitdiskutieren, die flexibel auf Meinungen anderer reagieren. Andernfalls resultiert aus den Ideen eher eine Schrittweise Verbesserung der vorhandenen Produkte oder Dienstleistungen.
Was bedeutet nun diese für das Brainstorming im Risikomanagement. Darauf werde ich nächsten Monat detaillierter eingehen.

Wieso immer mit dem Schlimmsten zu rechnen ist

Am Beispiel des Vulkanausbruchs erklärt Bestseller-Autor und Philosoph Alain de Botton auf Tagesanzeiger.ch wie schnell unsere heile Welt ins Chaos versinken kann – und warum das in Ordnung ist.
Vulkane erinnern uns daran, dass wir Spielbälle von zerstörerischen Kräften sind, die in Schach gehalten, aber nicht gebändigt werden können. Oft meinen wir, dass wir alles unter Kontrolle haben und wähnen uns einer Sicherheit, die uns schon selbstverständlich ist. Das ist bei Projekten sehr ähnlich.
Dass wir das Risiko eines plötzlichen Vulkanausbruchs nicht wahrhaben wollen, liegt an der brutal verwirrenden Dualität der Wirklichkeit: Hier Generationen übergreifender Stetigkeit und Sicherheit, dort unangekündigte Katastrophen. Wir sind hin und her gerissen zwischen der plausibel erscheinenden Annahme, dass morgen alles beim Alten bleibt – und der Möglichkeit eines entsetzlichen Ereignisses, das unser Leben verändert. Weil Ersteres angenehmer scheint, vernachlässigen wir das Katastrophenszenario. Aus diesem Grund erinnerte Seneca an die Glücksgöttin Fortuna, in deren Händen unser Schicksal auf alle Zeiten liegt. Eine Göttin, die ihre Gaben grosszügig verteilen kann, nur um uns gleich darauf an einer Fischgräte ersticken oder mitsamt unserem Hotel in einer Flutwelle untergehen zu lassen.
Wie steht es mit Ihrem Projekt, rechnen Sie da auch mit dem Schlimmsten? Beschäftigen Sie sich bei der Risikoidentifikation auch mit sogenannten Black Swan Events? Es muss nicht gerade ein Vulkan sein der ausbricht, es gibt genug unverhoffte Dinge die Ihr Projektleben zu Hölle machen können und dort ist es sicher sehr heiss. Verfallen Sie jetzt aber bei solchen Perspektiven ja nicht in Depressivität, sondern handeln Sie. Es gibt immer Massnahmen, um auch schlimmsten Unsicherheiten zu begegnen. Wenn Sie die Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos nicht massiv vermindern können, dann sollten Sie mindestens trainieren, dass Sie beim Eintritt des Risikos die Flucht ergreifen können.

Mit Brainstorming Risiken identifizieren

Es gibt verschiedene Methoden Risiken zu identifizieren – einfachere und aufwändigere. Bewährte Methoden für die Risikoidentifikation sind:

• Dokumentenanalyse und historische Aufzeichnungen
• Auswerten der Lessons Learned von ähnlichen Projekten
• Brainstorming mit dem Projektteam und Experten
• Interviews mit Fachexperten und anderen Projektleitern
• Brainwriting, z.B. mit Methode 635
• Delphi Technik
• Risikochecklisten mit Risikokategorien und Risiken

Eine der besten Methoden Risiken zu identifizieren ist Brainstorming. Brainstorming ist eine Kreativitätsmethode zur Ideenfindung in Gruppen. Diese Methode ist äusserst hilfreich zur Identifikation von Risiken, aber auch bei anderen Projektmanagement-Tätigkeiten. Wesentliches Kennzeichen von Brainstorming ist die assoziative und nicht bewertete Sammlung von möglichst vielen, spontanen Äusserungen zu einer bestimmten Fragestellung – in diesem Fall zu Projektrisiken. Vorteil des Brainstormings in der Gruppe ist die gegenseitige Anregung der Teilnehmer, Nachteil ist die eventuell zu schnelle Fokussierung der Gruppe auf einen Bereich.
Nach der Ideensammlung durch Brainstorming müssen Sie die gefundenen Risiken in weiteren Schritten sortieren und grob bewerten. Sie denken, Sie kennen Brainstorming? Es gibt vielleicht ein paar Punkte, die Sie bis jetzt noch nicht beachtet haben.

So holen Sie das Beste aus Ihrer Brainstorming-Session

• Bewerten Sie keine Antworten. Eine Bewertung würde den Ideenfluss stören, den Fortschritt verlangsamen und die Teilnehmer demotivieren.
• Finden Sie einen Weg, damit jeder an der Session teilnimmt, z.B. mit Pinwandkarten oder fragen Sie die Teilnehmer direkt, im Speziellen die Stillen.
• Schauen Sie, dass alle Teilnehmer Ihre Ideen mitteilen können und keiner zu lange spricht.
• Schreiben Sie die Brainstorming-Regeln auf ein Flipchart und weisen Sie bei Bedarf darauf hin.
• Machen Sie die Liste mit Risiken so lange wie möglich. Es gilt: Quantität vor Qualität.
• Je ungewöhnlicher die Ideen, desto besser. Lassen Sie der Fantasie freien Lauf.
• Verbessern oder Ergänzen der bereits genannten Ideen ist erlaubt.
• Bewertung und Kritik ist nicht zulässig, auch keine körpersprachliche Kritik, wie zum Beispiel: Nase rümpfen und Kopf schütteln.

Werden nach einigen Minuten keine Risiken mehr geäussert, so kann der Risikokatalog mit den Risikokategorien oder spezifische Fragen des Moderators neue Anstösse liefern.

Brainstorming ist aus meiner Sicht die beste Methode um Risiken zu identifizieren. Es sollte jedoch nicht die einzige Methode sein.

Die besten Tipps zur Risikoidentifiaktion

Brainstorming ist aus meiner Sicht die beste Methode um Risiken zu identifizieren. Es sollte jedoch nicht die einzige Methode sein. Hier finden Sie meine besten Tipps:

• Benutzen Sie eine Kombination von Methoden für die Risikoidentifikation. Nur mit Brainstorming finden Sie nicht alle Risiken. Mit einer Kombination von z.B. Brainstorming, Experteninterviews und Checklisten finden Sie mehr Risiken.
• Benutzen Sie die Anonymität. Nicht jeder will vor den anderen seine Meinung laut sagen, insbesondere wenn die betreffende Person, oder Ihr Bereich ein Risiko darstellen. Auch in anderen Situationen kann Anonymität angesagt sein. In diesen Fällen benutzen Sie z.B. Pinwandkarten oder eine andere schriftliche Methode.
• Definieren Sie einen anonymen Reporting-Kanal, damit Teammitglieder oder Stakeholder auch "sensible" Risiken melden können.
• Versuchen Sie während der Risikoidentifikation so viele Risiken wie möglich zu entdecken - Quantität vor Qualität! Dazu eignet sich das Brainstorming mit seinen speziellen Regeln ausgezeichnet.
• Fragen Sie sich bei der Risikoidentifikation immer wieder: „ Was könnte schief gehen (Risiko)? Was könnte uns fördern (Chance)?“

Unmögliche Risiken? Vogel legt Cern lahm!

Der Zürcher Tagesanzeiger vom 9. November 2009 liefert wieder einmal eine interessante Schlagzeile: Vogel legt Cern lahm! Das hochkomplexe Cern erlitt durch einen sehr simplen Zwischenfall einen Kurzschluss.

"Von einem Vogel fallengelassene Brotkrümel haben beim Teilchenbeschleuniger des Cern in Genf einen Kurzschluss ausgelöst. Der Vorfall ereignete sich bereits am Dienstag vergangener Woche, wie das Cern am Montag mitteilte. Die Baguettekrümel verursachten den Kurzschluss demnach bei einer externen elektrischen Anlage, die Teile des Large-Hadron-Collider (LHC) mit Strom versorgt. Wegen des Kurzschlusses sei auch ein Teil des Kühlsystems des LHC unterbrochen worden, sagte eine Cern-Sprecherin. Dadurch sei es zu einer leichten Erwärmung von der absoluten Tiefsttemperatur (minus 273 Grad Celsius) auf minus 268 Grad Celsius gekommen. Wenige Stunden nach dem Vorfall habe sich die Lage aber wieder normalisiert, die Störung sei nicht gravierend gewesen."

Was heisst hier nicht gravierend? Es hätte ja vielleicht auch schlimmer kommen können! Lassen Sie Ihre Projektmitarbeiter bei der Risiko-Identifikation beim Brainstorming auch utopische oder komische Risiken vorschlagen, wie zum Beispiel: "Von einem Vogel fallengelassene Brotkrümel könnten beim Teilchenbeschleuniger einen Kurzschluss auslösen". Solche Risiken stossen mindestens zum Nachdenken an und vielleicht sind sie ja doch nicht so utopisch?

Risiken eindeutig und klar formulieren

Risiken beschreiben ist gar nicht so einfach. Aber wenn Sie einige wichtige Punkte beachten, dann trägt Ihr Einsatz bald Früchte. Als ersten Schritt müssen Sie zuerst einmal potentielle Risiken identifizieren. Dafür gibt es verschiedene Methoden wie Brainstorming, Experten-Interviews, Checklisten usw. Wenn Sie dann Risiken entdeckt haben, geht es darum, diese korrekt zu formulieren. Dies scheint zwar banal. In der Praxis sieht man aber viele ungenau formulierte Risiken, die nichts aussagen, bei denen niemand so genau versteht, was damit gemeint ist. Je genauer und konkreter Sie Ihre Risiken formulieren, desto konkreter können Sie die Massnahmen dafür definieren und desto wirkungsvoller ist Ihr Risikomanagement. Nur wenn Sie die Risiken systematisch und sorgfältig formulieren, können Sie sicherstellen:

• dass jeder versteht, um was für ein Risiko es sich konkret handelt
• dass das identifizierte Risiko als relevant akzeptiert wird
• dass die richtigen Massnahmen ergriffen werden

Eine Beschreibung auf zu hoher Ebene wie zum Beispiel: "Etwas Unerwartetes könnte während der Projektdauer geschehen", ist natürlich nicht brauchbar, da keine sinnvollen Massnahmen auf dieser hohen Ebene möglich sind. Eine zu grosse Detailfreude ist hingegen ebenfalls nicht sinnvoll.
Risiken werden auch sehr oft mit Tatsachen oder aktuellen Problemen verwechselt, aber auch oft mit Ursachen, aus denen Risiken entstehen. Um Risiken eindeutig und konkret zu definieren sollten Sie das "Ursache – Risiko – Auswirkung" Format benutzen. Mit diesem Format müssen Sie sich ein wenig mehr anstrengen bei der Definition von Risiken. Es hilft Ihnen jedoch, sich intensiver mit den Risiken auseinander zu setzen und Risiken eindeutig von Ursachen und Auswirkungen zu trennen.

„Als Folge von (definitiver Ursache) kann (unsicheres Ereignis/Risiko) auftreten, welches (die Auswirkung) auslösen kann."

Wenn Sie so vorgehen wird Ihr Risikomanagement einiges wirkungsvoller!

Was hat ein Eichhörnchen mit Risikomanagement zu tun

Ein Eichhörnchen hat 25. August 2008 im Norden der Stadt Zürich einen Stromausfall von mehr als einer Stunde ausgelöst. Betroffen war auch das Schweizer Fernsehen: Die Übertragungen der Olympia-Abschlussfeier und das Formel-1-Rennen in Valencia wurden unterbrochen. Peinlich: Die Notstromanlage des Schweizer Fernsehens ist zu klein, um einen totalen Stromausfall zu beheben.

Die Fernsehdirektorin entschuldigte sich in der «Tagesschau» für die Störungen. Die Versorgungssicherheit sei indes durch die Studios in Bern oder Genf gewährleistet gewesen. Zum Stromausfall kam es wegen einem Kurzschluss, der von einem Eichhörnchen verursacht wurde. Aus Sicherheitsgründen schaltete sich nach dem Kurzschluss ein Transformator im Elektrizitätswerk Aubrugg selbstständig aus.

Wenn Sie im Risikomanagement mit Brainstorming Risiken identifizieren dann motivieren Sie die Teilnehmer auch ungewöhnliche, verrückte Ideen zu melden und der Fantasie freien Lauf zu lassen. Vielleicht kommen dann auch Ideen wie „Ein Eichhörnchen könnte das Hauptstromkabel durchbeisen“.