Wie unterscheiden sich interne und externe Risiken bei Projekten?

Kürzlich habe ich einen Bericht über interne und externe Projektrisiken gelesen. Der Autor schrieb darin, dass das Projektteam keine Kontrolle über die externen Risiken hat. Ein interessanter Aspekt, bei dem es sich lohnt etwas genauer hinzuschauen. Als interne Risiken wurden folgende Risiken aufgezählt:

• Kostenrisiken: Risiken, dass die Projektkosten überschritten werden aufgrund der Schätzungsungenauigkeit bei den Kosten oder von schleichenden Scopeänderungen.
• Terminplanänderungen: Risiken, das Aktivitäten länger dauern als erwartet, was meistens wiederum zu Kostenerhöhungen führt, späterem Einbringen des Nutzens und eines möglichen Verlust der Konkurrenzfähigkeit.
• Leistungs- oder Qualitätsrisiken: Risiken, dass das Projekt scheitert die geplanten Resultate zu liefern mit der versprochenen Leistung und Qualität.

Dies werden als die typischen “internen Risiken angeschaut, also Risiken, die sich aus der Projektabwicklung ergeben. Als externe Risiken wurden folgende Beispiele genannt:

• Governance Risiken: Dieses haben einen Bezug zum Unternehmensmanagement, Projektsupport, Führung und Unternehmensreputation.
• Strategierisiken: Diese resultieren in Fehlern bei der Strategiedefinition, z.B. im Verwenden einer Technologie die nicht den gewünschten Erfolg bringt.
• Operationelle Risiken: Dies entstehen durch schlechte Implementierung und durch Prozessprobleme, z.B. beim Einkauf, Produktion und Vertrieb, aber auch beim Schutz vor Diebstahl, Betrug.
• Marktrisiken: Diese umfassen die Konkurrenz, Währungsrisiken, Rohstoff und Zinsrisiken sowie Liquiditäts- und Kredit-Risiken
• Rechtsrisiken: Diese entstehen aus veränderten regulatorischen Anforderungen, Vertragsrisiken, oder durch patentrechtlichen Risiken.
• Umweltrisiken: Risiken im Bezug zu Erdbeben, Stürmen, Überflutung, Vandalismus, Sabotage, Bürgerunruhen oder Streiks.

Der Artikel schreibt, dass die Projektrisiken beide Arten von Risiken umfassen, die internen Risiken, die assoziiert sind mit dem erfolgreichen Durchführen jeder Projektphase (Projektabwicklungsrisiken) und die externen Risiken auf die das Projektteam keinen Einfluss hat. Diese Aussage kam mir doch ein wenig Suspekt vor. Schauen wir das einmal etwas genauer an.
Hat das Projektteam tatsächlich nur Einfluss auf Risiken, die im Bereich von Zeit, Kosten und Qualität sind, also auf die internen Risiken?
Grundsätzlich ist es ja so, dass man nur für bekannte Risiken (die bekannten Unbekannten) Maßnahmen ergreifen kann, um die Eintrittswahrscheinlichkeit oder Auswirkung des Risikos zu senken oder das Risiko ganz zu vermeiden.
Man kann zum Beispiel als Maßnahme mehr Statussitzungen mit dem Projektteam durchführen, um schneller auf Projektabwicklungsprobleme reagieren zu können
Wie ist es nun bei externen Risiken? Sind wir diesen tatsächlich ausgeliefert? Nein, so ist es nicht! Bei externen Risiken sieht dies ähnlich aus wie bei den internen Risiken.
Man kann zum Beispiel als Maßnahme den Sponsor und das Management (externes Risiko) öfters und besser über das Projekt informieren und Feedback abholen, damit das Risiko nicht oder weniger besteht, dass diese etwas entscheiden, was unserem Projekt Schaden hinzufügt.
Es gibt hier jedoch eine spezielle Art von Risiken, bei denen Sie die Eintrittswahrscheinlichkeit mit Maßnahmen nicht senken können. Diesen Risiken sind Sie einfach ausgeliefert. Hier handelt es sich meist um Umweltrisiken, wie z.B. Orkane, Tsunamis oder Erdbeben. Hier können Sie nur Maßnahmen treffen, um die Auswirkung des Risikos zu vermindern, die Eintrittswahrscheinlichkeit zu senken ist hier leider nicht möglich.
Wir sind also nur Risiken ausgeliefert, die wir nicht kennen aber die trotzdem vorhanden sind (die unbekannten Unbekannten). Schauen Sie also, dass Sie möglichst viele Risiken Ihres Projektes identifizieren und wenn sinnvoll Maßnahmen dafür ergreifen. Bei den unbekannten Unbekannten hilft auch beten nichts, da ist es sinnvoller eine Contigency Reserve zu haben, die solche (Not)-Fälle abdeckt!

Risikomanagement für Projekte – 30 Minuten Kompakt-Wissen auf Platz 1

Mein Buch Risikomanagement für Projekte – 30 Minuten Kompakt-Wissen auf Platz 1 in der Kategorie Projektmanagement in den Amazon Kindle Charts!



Schon mindestens zum dritten Mal auf Platz 1. Dies bedeutet aber nicht, dass von diesem Buch viele Exemplare verkauf werden. Der E-Book Markt im deutschsprachigen Raum ist noch so klein, dass der Platz 1 in der Kategorie Projektmanagement soviel bedeutet wie etwa 6 Exemplare pro Woche oder Rang 9000 in den den Gesamt Kindle Charts.
Ja, man müsste Autor für Liebesromane sein, dass wäre sehr viel lukrativer.
Mit meinem Buch erhalten Sie in sehr konzentrierter Form alles Notwendige Wissen, um in Projekten Risiken zu indentifizieren, zu analysieren und Maßnahmen dafür zu ergreifen. Also unentbehrliches Wissen für den Projektalltag!
Liebesromane können Sie am Abend nach der Arbeit immer noch lesen.

Die drei wichtigsten Risikomanagement-Punkte der Amazon Kindle-Leser

Mein Buch „Project Risk Management: The Most Important Methods and Tools for Successful Projects“ ist seit März 2013 auf dem Markt und auch als Amazon Kindle E-Book erhältlich. Kindle-Leser können in Ihren E-Books Textstellen markieren, die sie speziell wichtig finden.
In meinen Buch wurden die folgenden drei Stellen am häufigsten markiert:

A risk is an uncertainty, which lies in the future and may or may not possibly occur.

You cannot manage risks! However, you can take actions to affect the probability or the effect of the risk.

Managing risks does not mean to react to random events without a plan and then wait and see what happens. Rather, it means to systematically and actively search for risks and then seize the appropriate actions against them.

Aus meiner Sicht haben die Leser wirklich die drei fundamentalen Gedanken über Risikomanagement erkannt. Das hat mich wirklich erstaunt.

Ist Risikomanagement bei Ihnen Kultur oder nur eine Abteilung?

Haben Sie in Ihrem Unternehmen auch eine Abteilung, die für das Risikomanagement verantwortlich ist und dieses ausführt? Normalerweise gibt es in jedem grösseren Unternehmen einen Bereich, der für das Risikomanagement zuständig ist. Bei kleineren Unternehmen wird es schon schwieriger jemanden zu finden, der sich dafür zuständig fühlt. In diesem Zusammenhang bin ich via eine Linkedin Diskussion auf den folgenden Artikel gestossen:

Small businesses should outsource their risk management operations

Das ist natürlich eine gute Idee das Risikomanagement einer auswärtigen Firma zu übergeben, die darauf spezialisiert ist. Was meinen Sie?
Ich bin da ganz anderer Meinung! Risikomanagement gehört zur Unternehmenskultur und kann nicht von einem Aussenstehenden „betrieben“ werden.
Risikomanagement wird von der obersten Unternehmensführung vorgelebt, unterstützt, gefordert und überprüft. Risikomanagement sollte vom Unternehmen als eine entscheidende, allumfassende Disziplin angesehen werden, dass die Organisation im Erreichen der strategischen Ziele unterstützt, dabei Unsicherheiten eliminiert und Chancen wahrnimmt.
Für das Risikomanagement ist natürlich die Risikomanagement-Abteilung verantwortlich! Das meinen immer noch die meisten Mitarbeiter. Ist das wirklich so? Vom rechtlichen Standpunkt her ist die Unternehmensführung dafür verantwortlich, dass Risikomanagement im Unternehmen eingeführt und operativ betrieben wird. Die Risikomanagement-Abteilung, die wir jetzt schon mehrmals angesprochen haben, ist verantwortlich, dass Risikomanagement-Prozesse und Dokumentation vorhanden sind und die Mitarbeiter darin unterstützt und periodisch geschult werden. Aber durchführen tut die Risikomanagement-Abteilung das Risikomanagement nicht. Das tun die Mitarbeiter! Das sind nämlich die Risiko-Experten, die wissen, wo die Risiken verborgen sind. Ganz entscheidend ist jetzt nur noch ein Punkt:

Erkennen die Mitarbeiter den Sinn und den Zweck des Risikomanagements?

Wenn Sie dies in Ihrem Unternehmen erreicht haben, dann sind Sie schon sehr weit in der Risikomanagement-Kultur. Dann beginnt das Risikomanagement tatsächlich zu wirken.
Jeder Mitarbeiter im Unternehmen ist für das Risikomanagement verantwortlich und sollte sich bewusst sein was seine Rolle und sein Handeln für einen Einfluss auf die Organisation und schlussendlich auf die Unternehmensrechnung hat.
Kommen wir noch kurz zurück zu den externen Risikomanagement-Spezialisten. Diese Beratungsunternehmen müssen ja schliesslich auch Arbeit haben. Die können den Unternehmen helfen das Risikomanagement zu implementieren, obwohl dies eigentlich gar nicht so schwierig ist und die Unternehmen dies meistens selber könnten. Ich sehe den Nutzen solcher Unternehmen speziell darin, das Risikomanagement in den Unternehmen zu überprüfen (auditieren), um festzustellen, wie gut das Risikomanagement implementiert ist und auch gelebt wird und was es noch zu verbessern gibt. Das heisst also, eine Aussensicht zu liefern.
Das oben geschriebene gilt natürlich nicht nur für Unternehmen, sondern auch ganz speziell für Projekte!
Weiter in diesem Thema: Kill the Risk Manager!

Risikomanagement für Projekte – 30 Minuten Kompakt-Wissen

Kürzlich habe ich wieder ein Buch veröffentlich. Dieses mal habe ich versucht das ganze Risikomanagement für Projekte so zu konzentrieren, dass Sie als Leser in nur 30 Minuten das Wichtigste über dieses Thema lernen.

 

In diesem Buch erhalten Sie Anweisungen und Tipps, die Sie sofort in Ihrem Projekt umsetzen können. Mit diesem praxisbezogenen Wissen machen Sie Ihr Projekt noch erfolgreicher und bewahren Ihr Projektleben vor vielen Problemen. Mit 30 Minuten Kompakt-Wissen haben Sie Ihre Projektrisiken im Griff!
In 30 Minuten lernen Sie die wichtigsten Schritte, wie Sie Risikomanagement in Projekten erfolgreich anwenden:

• Der Risikomanagement-Prozess
• Schritt 1: Risikomanagement-Planung
• Schritt 2: Risiko-Identifikation
• Schritt 3: Qualitative und quantitative Risikoanalyse
• Schritt 4: Massnahmenplanung
• Schritt 5: Risiko-Überwachung und -Steuerung
• Schritt 6: Risiko-Kommunikation und -Dokumentation

Es ist wirklich nicht einfach ein 300 Seiten Buch in einem 100 seitiges Büchlein zusammenzufassen. Aber ich habe es geschafft und bin wirklich Stolz auf dieses Werk! Einen Haken hat das Buch: Wenn Sie kein Schnellleser sind, dann schaffen Sie es nicht dieses Buch in 30 Minuten zu lesen. Das sollte Sie aber nicht weiter stören, denn wer kann heutzutage schon 30 Minuten lang ungestört lesen?
Das Buch ist als Taschenbuch oder als E-Book bei Amazon erhältlich.

Dass man Häme über jemanden ergiesst, der auf solche Gefahren aufmerksam macht, passt ganz gut zusammen

Unser Schweizer Armeechef André Blattmann wurde tatsächlich mit Häme überschüttet, als er in einem Interview sagte, für den Fall eines Blackouts Feuerholz und rund 300 Liter Mineralwasser im Keller hat. Jetzt lacht die ganze Schweiz über ihn. Zu Recht? Politikwissenschafter Maik Poetzsch hat für den Deutschen Bundestag die Folgen eines gravierenden Stromausfalls untersucht. Er hält die Wasservorräte von Armeechef André Blattmann für klug. Hier das Interview dazu.

Es gibt Risiken wie Blackouts oder Erdbeben, die sehr selten eintreten, aber man weiss, dass Sie eintreten, weil es eben schon einmal passiert ist. Soll man sich auf solche potentiellen Vorkommnisse angemessen vorbereiten, oder meinen Sie auch, „Die Wahrscheinlichkeit ist so klein. Das werde ich nie erleben!“? „Das letzte grosse Beben passierte 1906 in San Francisco.“ Es ist schon einmal passiert und es wird wieder eintreten – man weiss es! Man weiss nur nicht genau wann.

Wie steht es mit der Risikoidentifikation bei Ihrem Projekt. Wurde dort auch schon hämisch gelächelt, als jemand ein ungewöhnliches Risiko meldete oder ein eher unwahrscheinliches oder eines mit einer sehr geringen Eintrittswahrscheinlichkeit? Was haben Sie gemacht? Haben Sie die Meldung ernst genommen? Haben Sie das Risiko in das Risikoregister aufgenommen und haben Sie dafür sogar Massnahmen definiert?
Nehmen Sie die Risiken ernst, auch wenn Sie noch so ungewöhnlich oder unwahrscheinlich sind. Ist ein grosser Stromausfall bei uns wirklich so sehr unwahrscheinlich? Nicht nur Herr Blattmann hat Notvorräte sondern auch ich bei mir Zuhause!

An dieses Risiko glaube ich nicht!

Im Artikel „Wenn Hacker die Kontrolle übernehmen“ (lesenswert) im Tagesanzeiger vom 31.1.2014 wird über die Gefahr berichtet, dass Hacker sich Steuerungssysteme von Kraftwerken bemächtigen. Der Bund bestätigt nun erstmals Vorfälle in der Schweiz. Der Sprecher des Stromnetzbetreibers Swissgrid glaubt nicht an grossflächigen Angriff: „Es kann passieren, dass es zu einem Kaskaden-Effekt kommt, sodass eine ganze Region ohne Strom dastehen würde», sagt Klaus. An einen grossflächigen Angriff  (auf das Stromnetz) mag er jedoch nicht glauben, weil dies eine «sehr ausgefeilte Kenntnis aller Systeme» voraussetze.

Es besteht ein Risiko mit sehr hoher Auswirkung, aber man glaubt nicht so richtig daran –  weil die Wahrscheinlichkeit, dass jemand so ausgefeilte Kenntnisse hat, nicht existiert. Ich kann hier nur sagen:„Expect the unexpected!“ Da kommt mir gerade der Amerikanische NSA (National Security Agency) in den Sinn. Wer hätte vor 12 Monaten gedacht, mit welchem immensen Wissen und Computersystemen der NSA in unsere Computersysteme eindringt und die ganze Welt abhört?

„An einen grossflächigen Angriff  (auf das Stromnetz) mag er jedoch nicht glauben“. Wer nicht an ein Risiko glaubt, obwohl es besteht, nimmt es aus meiner Sicht nicht ernst und unternimmt nicht die notwendigen Massnahmen um das Risiko genauer zu verstehen und entsprechende Massnahmen zu definieren und umzusetzen. „Das ist aber weit her geholt!“ Kennen Sie diesen Ausspruch? Man kommuniziert bei einer Projektsitzung Bedenken (mögliche Risiken) und wird innerhalb von Sekunden von Kollegen abgekanzelt, nach dem Motto “Hey Kollege, bleib doch realistisch!

Nehmen Sie die Risiken ernst und wenn diese noch so utopische sind (Die Amerikaner könnten die ganze Welt abhören). Vor 12 Monaten noch Utopie, heute wissen wir es.

Ich empfehle der schweizerischen Swissgrid, glauben sie an das Risiko und nehmen sie es ernst, denn das Unerwartete wird früher oder später eintreffen.