Die wichtigste Tätigkeit beim Risikomanagement

Welches ist die wichtigste Tätigkeit beim Risikomanagement? Es ist eindeutig die Risiko-Identifikation. Bei der Risiko-Identifikation „sucht“ und „sammelt“ man alle erdenklichen Risiken und Chancen, die beim Projekt auftreten können. Dabei werden die identifizierten Risiken und Chancen jedoch noch nicht bewertet. Die Risiko-Identifikation ist der wichtigste Schritt im Risikomanagement-Prozess, denn Risiken, die nicht gefunden werden, können nicht bearbeitet werden. Erkannte und akzeptierte Risiken sind schon zur Hälfte beherrschte Risiken! Edward Murphy ist Ihnen vermutlich bekannt. Das folgende von Ihm geprägte Sprichwort bringt es auf den Punkt was Risikoidentifikation für Sie bedeuted:

Versuche mögliche Probleme zu finden bevor sie auftauchen, denn ...alles was schief gehen kann, wird schief gehen.(Murphy’s Risikomanagement Gesetz)

Der Truthahn staunte – und war tot

Der Truthahn führte ein glückliches Leben. Täglich wurde er gefüttert, was ihn in seiner Überzeugung bestärkte, dass der Mensch nur sein Bestes wollte. Am 1001. Tag staunte er. Statt ihn zu füttern, köpfte ihn der Mensch. Es war der Tag vor "Thanksgiving". Der Truthahn hatte eben seinen Schwarzen Schwan erlebt. So nennt der im Libanon geborene Professor für Risikoforschung an der University of Massachusetts, Nassirr Nicholas Taleb, unerwartete Ereignisse: „Die Logik des Schwarzen Schwans macht das, was wir nicht wissen, viel bedeutungsvoller als das, was wir wissen. Schwarze Schwäne werden nämlich oft dadurch verursacht und verschlimmert, dass sie unerwartet kommen.“

Mit levantinischer Fabulierlust breitet der frühere Börsenhändler seine Thesen aus.“Wir machen uns zu spät Sorgen. Das ist der einzige Grund dafür, dass wir den Schwarzen Schwan nicht verstehen können: Wir halten naive Beobachtungen aus der Vergangenheit fälschlich für etwas, was definitiv oder repräsentativ für die Zukunft ist.“ Sein Buch (The Black Swan: The Impact of the Highly Improbable), das in Amerika bereits letztes Jahr erschienen war, verblüfft immer wieder: Taleb prognostizierte den Zusammenbruch der US-Hypothekenbank Fannie Mae – „Sie sassen auf Dynamit“ - und die monströsen Folgen des nächsten Crashs. Die Aktualität gibt Ihm vollauf recht.

Wie ist es bei der Risikoidentifikation, wenn ein Projektmitarbeiter beim Brainstorming ein völlig absurdes, unwahrscheinliches Ereignis meldet? Könnte dieses Risiko nicht auch ein Schwarzer Schwan sein?

Wie viel Risikomanagement ist genug?

Wie viel Zeit und Geld sollten Sie in das Risikomanagement investieren? Diese Fragen stellen sich viele Projektleiter. Viele machen Risikomanagement weil es vorgeschrieben wird, und halten sich an das Notwendigste - obwohl sie eigentlich nicht viel Nutzen darin sehen. Viele „reifere“ Projektleiter sind überzeugt, sich mit Risikomanagement viele Probleme und Ärger vom Hals zu halten.
Der sinnvolle Aufwand für das Risikomanagement ist von verschiedenen Kriterien abhängig, wie zum Beispiel von der Projektgrösse, der Komplexität oder Neuartigkeit des Projektgegenstandes. Das heisst, je grösser und komplexer ein Projekt ist, desto mehr Aufwand sollten Sie für das Risikomanagement aufwenden. Der Aufwand für das Projektrisikomanagement wird auch automatisch grösser, wenn Sie kritische Termine einhalten müssen, hohe Konventionalstrafen drohen, oder wenn Sie strenge Sicherheitsstandards einhalten müssen. Aber auch wenn das Überleben Ihres Geschäftsbereiches oder Unternehmens vom Projekt abhängen, werden Sie sich mehr um Risiken kümmern.

Risikomanagement-Ausbildung für alle!

Viele Projektmitarbeiter können mit Risiken nicht viel anfangen – dies trifft leider nicht selten auch auf viele Projektleiter zu. Nach der Risikomanagementplanung ist es deshalb sinnvoll eine kurze Ausbildung für alle Projektmitarbeiter durchzuführen. Diese Ausbildung benötigt nur 1-2 Stunden. Sie gibt den Projektmitarbeitern ein Grundwissen im Projekt-Risikomanagement und vermittelt ihnen Ihre Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen im Risikomanagement während des Projektablaufs. Diese Ausbildung sollte eine Fachperson durchführen, welche die unternehmensspezifischen Risiko­management-Richtlinien kennt und auch sonst fit ist im Projekt-Risikomanagement. Dies kann zum Beispiel ein Risk Officer oder eine Fachperson aus dem PMO sein.
Risikomanagement-Ausbildung für Projektmitarbeiter lohnt sich immer!

Brauchen wir ein Risk-Board?

Spezielle Risk Boards, Gremien oder Ausschüsse sind meistens nicht notwendig und führen oft zu einer Überorganisation. Für sehr grosse Projekte über 20 Mio. Euro können solche Gremien jedoch sinnvoll sein. Wichtiger ist, dass Risiken und Risikomanagement an den periodischen Projektsitzungen ein ständiger Tagesordnungspunkt sind. Für weitere Risikoaktivitäten sind Workshops oder Arbeitsgruppen ideal.

Was hat ein Eichhörnchen mit Risikomanagement zu tun

Ein Eichhörnchen hat 25. August 2008 im Norden der Stadt Zürich einen Stromausfall von mehr als einer Stunde ausgelöst. Betroffen war auch das Schweizer Fernsehen: Die Übertragungen der Olympia-Abschlussfeier und das Formel-1-Rennen in Valencia wurden unterbrochen. Peinlich: Die Notstromanlage des Schweizer Fernsehens ist zu klein, um einen totalen Stromausfall zu beheben.

Die Fernsehdirektorin entschuldigte sich in der «Tagesschau» für die Störungen. Die Versorgungssicherheit sei indes durch die Studios in Bern oder Genf gewährleistet gewesen. Zum Stromausfall kam es wegen einem Kurzschluss, der von einem Eichhörnchen verursacht wurde. Aus Sicherheitsgründen schaltete sich nach dem Kurzschluss ein Transformator im Elektrizitätswerk Aubrugg selbstständig aus.

Wenn Sie im Risikomanagement mit Brainstorming Risiken identifizieren dann motivieren Sie die Teilnehmer auch ungewöhnliche, verrückte Ideen zu melden und der Fantasie freien Lauf zu lassen. Vielleicht kommen dann auch Ideen wie „Ein Eichhörnchen könnte das Hauptstromkabel durchbeisen“.

Risikomanagement-Planung – warum?

Mit der Risikomanagement-Planung legen Sie in Ihrem Projekt den Grundstein für ein aktives, systematisches und erfolgreiches Risikomanagement. Bei der Risikomanagement-Planung entwickeln und dokumentieren Sie die Strategie, wie Sie Risiken aktiv identifizieren, analysieren, Massnahmen definieren und die Risiken und Massnahmen überwachen und steuern. Das wichtigste Resultat bei diesem Schritt ist der Risikomanagement-Plan. Dieser beschreibt wie das Risikomanagement in dem jeweiligen Projekt umgesetzt wird. Ein zweiter wichtiger Punkt ist, dass die Projektbeteiligten im Risikomanagement ausgebildet werden.