Die besten Tipps zur Risikoidentifiaktion

Brainstorming ist aus meiner Sicht die beste Methode um Risiken zu identifizieren. Es sollte jedoch nicht die einzige Methode sein. Hier finden Sie meine besten Tipps:

• Benutzen Sie eine Kombination von Methoden für die Risikoidentifikation. Nur mit Brainstorming finden Sie nicht alle Risiken. Mit einer Kombination von z.B. Brainstorming, Experteninterviews und Checklisten finden Sie mehr Risiken.
• Benutzen Sie die Anonymität. Nicht jeder will vor den anderen seine Meinung laut sagen, insbesondere wenn die betreffende Person, oder Ihr Bereich ein Risiko darstellen. Auch in anderen Situationen kann Anonymität angesagt sein. In diesen Fällen benutzen Sie z.B. Pinwandkarten oder eine andere schriftliche Methode.
• Definieren Sie einen anonymen Reporting-Kanal, damit Teammitglieder oder Stakeholder auch "sensible" Risiken melden können.
• Versuchen Sie während der Risikoidentifikation so viele Risiken wie möglich zu entdecken - Quantität vor Qualität! Dazu eignet sich das Brainstorming mit seinen speziellen Regeln ausgezeichnet.
• Fragen Sie sich bei der Risikoidentifikation immer wieder: „ Was könnte schief gehen (Risiko)? Was könnte uns fördern (Chance)?“

Neu: Risikomanagement für Projekte - Kompaktwissen

Jetzt ist es fertig und seit 5. Januar 2010 im Buchhandel! "Risikomanagement für Projekte (Kompakt-Wissen)" ist ein Buch das speziell für Projektleiter geschrieben wurde. Mit diesem kompakten und preiswerten Buch erhalten Sie schnell einen Überblick über alle wichtigen Schritte im Projekt-Risikomanagement. Sie lernen praxiserprobte Methoden und Techniken kennen, die Sie sofort anwenden können. Dieses Wissen benötigen Projektleiter damit Sie Ihre Risiken im Griff behalten und 90% aller potentiellen Projektprobleme eliminieren bevor sie eintreten.

Hier finden Sie das Inhaltsverzeichnis und einen Auszug aus dem Buch.

Wer tiefer in das Thema einsteigen will kauft das Experten-Buch "Projekt-Risikomanagement- Mit wirkungsvollem Risikomanagement sicher zum Projekterfolg". Hier erfahren Sie alles über Projekt-Risikomanagement. In diesem Buch erfahren Sie mehr Details und finden zusätzliche Themen wie z.B. Projekt-Risikomanagement einführen, Projekt-Risikomangement auditieren, spezielle Risikomangement-Methoden, Risikomanagement im Projektportfolio, mehr Checklisten usw.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihren Projekten, aber verlassen Sie sich nicht darauf!

Verwenden Sie verschiedene Methoden zur Risikoidentifikation

Es gibt verschiedene Methoden um Risiken zu identifizieren – einfachere und aufwändigere. Leider wird für die Identifikation von Risiken oft nur eine Methode angewendet – und dies sind Checklisten. Der Vorteil von Checklisten ist offensichtlich: Man muss nicht viel bei der Arbeit denken, aber die Ausbeute an relevanten Risiken ist damit gering. Nur mit verschiedenen Methoden und Informationslieferanten haben Sie eine Chance möglichst viele relevante Risiken zu entdecken. Jede angewandte Methode gibt eine andere Sichtweise auf das Projekt; und nur so kann das Know-how der verschiedenen Beteiligten einfliessen. Die möglichen Identifikationsmethoden reichen von den eher formalistischen Methoden, wie zum Beispiel Checklisten, bis zu intuitiven Methoden, wie Brainstorming.
Bewährte Methoden für die Risikoidentifikation:

• Dokumentenanalyse und historische Aufzeichnungen
• Auswerten der Lessons learned von ähnlichen Projekten
• Brainstorming mit dem Projektteam und Experten
• Interviews mit Fachexperten und anderen Projektleitern
• Brainwriting, z.B. mit Methode 635
• Delphi Technik
• Risikochecklisten mit Risikokategorien und Risiken

Brainstorming ist aus meiner Sicht die beste Methode um Risiken zu identifizieren. Es sollte jedoch nicht die einzige Methode sein.

Unmögliche Risiken? Vogel legt Cern lahm!

Der Zürcher Tagesanzeiger vom 9. November 2009 liefert wieder einmal eine interessante Schlagzeile: Vogel legt Cern lahm! Das hochkomplexe Cern erlitt durch einen sehr simplen Zwischenfall einen Kurzschluss.

"Von einem Vogel fallengelassene Brotkrümel haben beim Teilchenbeschleuniger des Cern in Genf einen Kurzschluss ausgelöst. Der Vorfall ereignete sich bereits am Dienstag vergangener Woche, wie das Cern am Montag mitteilte. Die Baguettekrümel verursachten den Kurzschluss demnach bei einer externen elektrischen Anlage, die Teile des Large-Hadron-Collider (LHC) mit Strom versorgt. Wegen des Kurzschlusses sei auch ein Teil des Kühlsystems des LHC unterbrochen worden, sagte eine Cern-Sprecherin. Dadurch sei es zu einer leichten Erwärmung von der absoluten Tiefsttemperatur (minus 273 Grad Celsius) auf minus 268 Grad Celsius gekommen. Wenige Stunden nach dem Vorfall habe sich die Lage aber wieder normalisiert, die Störung sei nicht gravierend gewesen."

Was heisst hier nicht gravierend? Es hätte ja vielleicht auch schlimmer kommen können! Lassen Sie Ihre Projektmitarbeiter bei der Risiko-Identifikation beim Brainstorming auch utopische oder komische Risiken vorschlagen, wie zum Beispiel: "Von einem Vogel fallengelassene Brotkrümel könnten beim Teilchenbeschleuniger einen Kurzschluss auslösen". Solche Risiken stossen mindestens zum Nachdenken an und vielleicht sind sie ja doch nicht so utopisch?

Risikomanagement - The Good, the Bad and the Ugly

Im Blog von Herding Cats hat der Post vom 11. Oktober den Titel "Risk Management- The Good, the Bad and the Ugly". Darin sind die 16 Top-Gründe beschrieben warum Projekte scheitern. Diese will ich Ihnen nicht vorenthalten.Vermutlich kommen Ihnen einige Punkte dieser Liste bekannt vor:

1. Missverständnisse bei den Anforderungen
2. Scheitern beim Managen der Benutzererwartungen
3. Unklarheiten/Missverständnisse bei den Projektzielen/Projektumfang
4. Schleichender Funktionszuwachs (Scope creep)
5. Mangel an klar zugewiesenen Vollzeit Projektressourcen
6. Schlechte Schätzungen
7. Mangel an eingefrohrenen Anforderungen
8. Ungenügendes Managen von Projektänderungen
9. Mangel an Top-Management Support
10. Keine oder ungenügende Projektplanung
11. Mangel an qualifiziertem und verfügbarem Personal
12. Ungenügende Projektmanagement-Kenntnisse
13. Ungenügende Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten
14. Nicht identifizieren aller Stakeholder
15. Ändernder Projektumfang/Projektziele
16. Schlechtes Risikomanagement

Die oben genannten 16 Punkte sind keine Risiken, sondern Tatsachen, die in Ihrem Projekt vielleicht auch vorkommen. Wenn Sie mit diesen Tatsachen konfrontiert sind, so sollten Sie die möglichen Risiken und Auswirkungen für Ihr Projekt bestimmen. Wenn Sie dem letzten Punkt ihre spezielle Aufmerksamkeit widmen dann werden Sie nicht so schnell von "unerwarteten" Problemen überrascht.

Risikoreviews/Risikomanagementaudits

Reviews und Audits sind zwei wichtige Qualitätssicherungsmassnahmen im Projektumfeld. Oft werden diese beiden Methoden jedoch im gleichen Zusammenhang genannt. Deshalb finde ich es sinnvoll diese zwei verwandten Methoden kurz zu beschreiben und die Unterschiede in der Anwendung zu zeigen.

Risikoreviews

Mit jedem Tag des Projektes ändert sich die Umwelt des Projektes. Man lernt dazu und wird schlauer (hoffentlich!). Dieses neue Wissen muss in die Risikomanagement-Aktivitäten einfliessen. Deshalb sollten periodisch ausführliche Risikoreviews mit dem Projektteam durchgeführt werden, zum Beispiel monatlich oder bei kurzen, komplexen Projekten nach Abschluss einer Projektphase, oder alle 2 Wochen.

Risikoreviews sind eine periodische Massnahme des Projektleiters, die folgende Ziele verfolgen:

• Überprüfen der bestehenden Risiken und Chancen: Stimmt die Beschreibung und Bewertung noch? Fallen Risiken weg?
• Suchen von neuen Risiken und Chancen in Teamarbeit aufgrund neuer Kenntnisse.
• Überprüfen, ob sich Restrisiken (Risiken ohne Massnahmen) verändert haben und neu Massnahmen notwendig sind.
• Überprüfen, ob die definierten Massnahmen noch gültig sind, ob sie eingeleitet sind und auch wirken.
• Anpassen von Massnahmen aufgrund neuer Kenntnisse, unter anderem auch, um deren Wirkung noch zu erhöhen.
• Überprüfen, ob die Risikomanagement-Aktivitäten effektiv sind oder ob Anpassungen am Vorgehen notwendig sind.

Besonders der Punkt der neuen Risiken darf nicht vernachlässigt werden. Neue Risiken können zum Beispiel aus Projektänderungen oder aus Änderungen der Umwelt entstehen. Auch ein Blick auf zurzeit laufende oder zukünftige Aktivitäten könnten Hinweise auf neue Risiken liefern. Jegliche Änderungen von Risiken benötigen eine neue qualitative und/oder quantitative Risikoanalyse und eventuell eine neue Priorisierung der Risiken. Wichtig ist, dass Risikoreviews kein Ersatz sind für den Tagesordnungspunkt „Risiken“ bei den wöchentlichen Projektstatussitzungen. Planen Sie Risikoreviews fix im Projektplan ein, damit sie "nicht vergessen" gehen.

Risikomanagementaudits

Risikomanagementaudits sind eine Qualitätssicherungsmassnahme des Project Management Offices (PMO) oder der internen Revision. Bei Risikomanagementaudits überprüfen Auditoren, ob der definierte Risikomanagementprozess für Projekte mit den geforderten Aktivitäten eingehalten wird. Wichtige Punkte dabei sind:

• Kontinuität der Risikomanagement-Aktivitäten
• Verwendete Methoden zur Risikoidentifikation
• Qualität der gefunden Risiken: Wurden z.B. statt Risiken nur Tatsachen oder aktuelle Probleme identifiziert?
• Welche Parteien wurden in die Risikoidentifikation involviert?
• Qualität der Auswertung und Dokumentation der Risiken
• Kommunikation der Risiken
• Wirksamkeit der Massnahmenüberwachung und -umsetzung

Die 10 wichtigsten Punkte im Projekt-Risikomanagement

Wenn Sie mein Buch über Projekt-Risikomanagement gelesen haben dann werden Sie vielleicht denken: „Wenn ich das alles machen muss was da drin steht, dann wird mein Projekt ja nie fertig!“ Damit haben Sie vielleicht recht. Ich empfehle Ihnen soviel zu machen und soviel Zeit aufzuwenden, wie es für Ihr Projekt sinnvoll ist. Aber die folgenden 10 wichtigsten Punkte lege ich Ihnen wärmstens ans Herz, diese ernst zu nehmen.

1. Schulen Sie zu Beginn des Projektes das Projektteam im Risikomanagement.
2. Involvieren Sie das ganze Projektteam in das Risikomanagement.
3. Führen Sie den Risikomanagement-Prozess nicht nur einmal durch, sondern periodisch.
4. Beschreiben Sie die Risiken im Ursache/Risiko/Auswirkung Format.
5. Versuchen Sie auch Chancen zu identifizieren.
6. Verwenden Sie verschiedene Methoden für die Risikoanalyse, wie Brainstorming-Sessions, Interviews und Checklisten.
7. Beschreiben Sie Risiken und Massnahmen detailliert
8. Überwachen Sie die Risiken und Massnahmen periodisch – am besten wöchentlich an Projektstatus-Meetings und führen Sie periodisch Risikoreviews durch.
9. Konzentrieren Sie sich auf die Top-5 Risiken. Verwenden Sie 70% der Zeit für die Top-5 Risiken und 30% der Zeit für die anderen 30, 40 oder 100 Risiken.
10. Sie müssen nicht viel Zeit für das Risikomanagement aufwenden, aber machen Sie es seriös und aus Überzeugung.

Es sind nur 10 Punkte – und sie geben auch ein wenig Arbeit. Aber ich verspreche Ihnen es wird sich lohnen!