Projektrisiko-Reviews wirkungsvoll durchführen

Sie und ihr Team haben sich mit der Risikoidentifizierung viel Mühe gegeben und eine Liste mit wirklich relevanten Risiken zusammengetragen. Gratuliere wirklich gut gemacht!
Ja, die Welt sieht aber nach 2 Wochen schon wieder anders aus - und so ist es auch mit Ihren Risiken. Ihre Risikoliste ist schnell veraltet. Gewisse Risiken lösen sich mit der Zeit in Luft auf (hoffentlich), einige treten leider ein, und bei den anderen Risiken verändern sich die Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkung usw. Deshalb müssen Sie von Zeit zu Zeit einen Blick auf Ihre Risikoliste werfen und die Risiken neu beurteilen. Wie oft sollten Sie das machen? Ich empfehle Ihnen sich für diese Tätigkeit mindestens alle 2 Woche eine Stunde Zeit zu reservieren. An dieser Risikoreview-Sitzung sollte wenn möglich das ganze Projektteam teilnehmen - falls es nicht zu gross ist.
Wie führen Sie ein solches Risikoreview durch? Ich habe für Sie versucht die wichtigsten Schritte zusammenzufassen.
Auf der Risikoliste, die Sie Ihrem Team aushändigen, sollten zuoberst die Risiken mit dem Status „Neu“ sein. Diese wurden seit dem letzten Risikoreview neu identifiziert und wurden bis jetzt noch nicht gemeinsam angeschaut. Diese Risiken müssen Sie deshalb vor allen Anderen detailliert anschauen.

1. Zuerst die neuen Risiken:

1. Überprüfen Sie ob die Risiken verständlich beschrieben sind
2. Definieren/überprüfen Sie Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung
3. Definieren/überprüfen Sie die Massnahmen
4. Definieren für jedes Risiko einen Risikoverantwortlichen, der das Risiko überwacht
5. Ändern Sie den Status von "Neu" zu "Offen"

2. Dann die offene Risiken (sortiert nach Risikowert*, grösster Wert zuoberst)

1. Überprüfen Sie ob die Risiken immer noch relevant und up-to-date sind
2. Überprüfen Sie die Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung
3. Überprüfen Sie mit dem Risikoverantwortlichen den Status des Risikos und der Massnahmen
   
4. Überprüfen Sie ob die Massnahmen immer noch gültig/relevant sind
5. Ändern Sie den Risikostatus von "Offen" nach "Geschlossen" wenn das Risiko nicht mehr existiert

Eine Stunde für ein Risikoreview von 30-40 Risiken sollte mehr als genügen. Wir nehmen uns meistens nur 30 Minuten Zeit dafür. Diskutieren Sie nicht lange herum. Sollen Sie sich nicht einig werden so entscheidet der Projektleiter. Wenn die Zeit für die letzten Risiken nicht mehr ausreicht ist dies kein Unglück, denn bei diesen handelt es sich dann eh um die kleinsten Risiken. Sie sollten aber mindestens nächstes mal dran kommen.

* Risikowert=Eintrittswahrscheinlichkeit x Auswirkung