Dieses Risiko bitte nicht!

Diese Woche hatten wir an unserem Risikoreview-Meeting eine interessante Situation. Unsere Division bekam einen neuen IT-Chef, der für unser grosses Projekt recht massgebend ist. Unser Projektleiter hat bereits zwei längere Meetings mit ihm gehalten, um ihm unser Projekt näher zu bringen und natürlich um mit diesem wichtigen Stakeholder eine gute Beziehung aufzubauen.

Im Risikoreview-Meeting, an dem das Kernteam anwesend war hat ein Kollege, als es um das Thema neue Risiken ging, das folgende Risiko genannt:

"Der neue IT-Chef könnte die Strategie des Projektes massgeblich in eine andere Richtung lenken."
Der Projektleiter stimmte meinem Kollegen zu. Ja das stimmt tatsächlich. Die Wahrscheinlichkeit ist gross! Nach kurzem überlegen sagte er dann: Aber dieses Risiko sollten wir nicht in das Risikoregister aufnehmen. Nein, das wäre nicht gut! Das Projektteam war ob dieser Aussage ein wenig verwirrt. Der Projektleiter sagte dann: Er habe in den letzten Tagen eine gute Beziehung zum IT-Chef aufgebaut und wenn wir jetzt diese Risiko, wenn auch ohne Namen der betreffenden Person, in das Risikoregister aufnehmen, dann könnte sich die Beziehung zwischen ihnen zwei beträchtlich verschlechtern und es könnte auch so einen negativen Einfluss auf das gesamte Projekt geben. Wir haben jetzt natürlich verstanden was gemeint war. Wenn wir dieses Risiko offenlegen, könnte dies ein Risiko für das Projekt sein. Hört sich das nicht komisch an?

Ich bin der Meinung, alle Risiken, ohne Ausnahme, gehören ins Risiko-Register. Und jetzt empfiehlt der Projektleiter dieses Risiko nicht in das Register aufzunehmen. Wir haben nachgegeben und haben jetzt das Risiko immer im Hinterkopf wenn wir den IT-Chef sehen oder von Ihm sprechen. Ist das eine gute Strategie? In diesem Fall vielleicht schon.

Die kreative Pause beim Brainstorming

Brainstorming ist unbestritten die wichtigste Kreativitätsmethode zur Ideenfindung in Gruppen. Diese Methode ist äusserst hilfreich zur Identifikation von Risiken, aber auch bei anderen Projektmanagement-Tätigkeiten.

Schweigen ist der beste Innovationsmotor

Der Holländer Arne de Vet hat in seiner Doktorarbeit untersucht was in einem Unternehmen die Kreativität und Innovation am meisten fördert. Sein Fazit: Schweigen ist tatsächlich Gold.
Gemäss Arne de Vet bleibt für die individuelle Reflexion beim Brainstorming kaum Zeit. Das in ein Fehler, was seine Doktorarbeit beweist. Er hat untersucht, ob weniger Reden und mehr Zeit zum Nachdenken die Innovation beflügelt. Dafür konsultierte er die soziale und kognitive Psychologie-Literatur der letzten 30 Jahre und führte experimentelle Studien mit über 400 Menschen durch. De Vet konnte nachweisen, dass die Kreativität einer Gruppe während einer Besprechung steil nach oben geht, wenn die Diskussion durch ruhiges Nachdenken unterbrochen wird.
Allein fünf Minuten stillen Nachdenkens während einer 45-minütigen Besprechung verdoppelte die Anzahl der Ideen in der Gruppe. Das Phänomen ist neurologisch zu erklären. Manche Personen haben Mühe gleichzeitig zu sprechen und zu denken, doch genau das ist in konventionellen Brainstormings erforderlich.

Multitasking blockiert die Kreativität

Dieses Multitasking – den anderen beim Sprechen zuhören, selber Ideen generieren und diese auch kommunizieren – ist der Kreativität hinderlich. „Besonders jene, die für die Reaktion und Meinung anderer anfällig sind, kostet dieses Multitasking viel Hirnkapazität“, erklärt De Vet. Er betrachtete nicht nur die Anzahl Ideen, die in einem Gruppengespräch entstehen, sondern auch die Qualität. Radikale Innovationen entstünden vor allem dann, wenn Menschen mitdiskutieren, die flexibel auf Meinungen anderer reagieren. Andernfalls resultiert aus den Ideen eher eine Schrittweise Verbesserung der vorhandenen Produkte oder Dienstleistungen.
Was bedeutet nun diese für das Brainstorming im Risikomanagement. Darauf werde ich nächsten Monat detaillierter eingehen.

Was niemand erwartet, trifft oft ein

Nassim Taleb hat sich wiedereinmal radikal zu den Kapitalmärkten geäussert. Er sei «sehr pessimistisch» erklärte er an einer Veranstaltung in Johannesburg, Südafrika.

Von Nissim Tableb und seinen "Weisheiten" haben Sie in diesem Blog schon mehrmals gelesen. Für das Risikomanagement in Projekten haben nach meiner Ansicht seine Aussagen hohe Relevanz.
Die wichtigste Aussage seines Buches «Der schwarze Schwan» ist, dass die meisten Leute viel zu wenig mit überraschenden neuen Ereignissen rechnen würden. Vielmehr herrsche die Annahme vor, dass sich aus Entwicklungen der Vergangenheit Schlüsse für die Zukunft ziehen liessen. Wer bloss weisse Schwäne gesehen habe, schliesse daraus, dass Schwäne immer weiss seien. Selbst auf den Finanzmärkten würde meist mit Modellen gearbeitet, die häufig auftretenden Ereignissen eine zu hohe Wahrscheinlichkeit zumässen und sehr dramatische, scheinbar unwahrscheinliche Geschehnisse unterschätzten.

Ein Grund für den Erfolg von Talebs Buch ist, dass viele es als Schlussfolgerung aus der jüngsten Finanzkrise aufgefasst haben. Tatsächlich hat er das Buch schon früher verfasst. Ausserdem hat Taleb selber erklärt, diese Krise sei kein «Schwarzer Schwan» in seinem Sinne, weil sie durchaus vorausschaubar war und von einigen auch prognostiziert worden ist.
Auch bei Projekten kann man viele Risiken mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit vorraussagen und für diese frühzeitig Massnahmen definieren. Nur muss man sich mit den den Risiken beschäftigen und das macht man halt eben nicht so gerne.

Wie viel Risiko ist tragbar – und wo ist die Linie zu ziehen?

Diese Frage haben Sie sich sicher auch schon gestellt. Ein Beispiel für eine solche Situation gibt der Vulkanausbruch des Eyjafjallajökul der kürzlich in Island ausgebrochen ist. Der Ausbruch brachte viel Asche in die Atmosphäre und behinderte so den Flugverkehr in Europa. Aufgrund früherer negativen Erfahrungen haben sich die Europäischen Flugbehörden dazu entschlossen jeglichen Flugverkehr zu stoppen, bis Testdaten von Aufklärungsflugzeugen gesammelt und ausgewertet sind. Als man dann die Daten hatte, wurde die Empfehlung bezüglich Sicherheitsniveau angepasst und kommerzielle Flüge wurden wieder aufgenommen. Die Fluggesellschaften bekamen den Rat mit ihrem eigenen Risikomanagement verbleibenden Risiken zu begegnen. Der mehrtägige Unterbruch kostete die Fluggesellschaften Milliarden Euro Einbussen.

Dies ist ein gutes Beispiel für das Vorbeugungsprinzip. Dieses besagt, vorbeugende Massnahmen sollten in jedem Fall getroffen werden wenn grosse Gefahr eines Unglückes besteht und kein Beweis vorhanden ist, dass ein Unglück nicht eintreten kann. Die Entscheidung wurde getroffen um die Flugpassagiere vom Worst-Case Szenario zu schützen. Die Flugbehörden hatten keine andere Alternative als die Flüge zu stoppen, bis klare Daten vorhanden waren, dass die Vulkanasche für die Flugzeugtriebwerke unbedenklich war. Alles andere wäre eine nicht akzeptierbare Gefahr für die Passagiere gewesen.
Sie wären sicher auch lieber mit der Sicherheit einer Verspätung als mit der Unsicherheit eines Crashs konfrontiert gewesen? Wenn Leben auf dem Spiel stehen, dann ist es ein Muss Risiken zu minimieren. Lieber tausende Passagieren warten lassen als ein Flugzeug abstürzen lassen.
In extremen Umständen ist die sichere Option zu wählen bis man zuverlässigere Daten hat. In den meisten anderen Fällen müssen wir einen gewissen Grad an Risiken akzeptieren um arbeiten zu können. Die Schwierigkeit ist zu wissen, wie viel Risiko ist akzeptierbar und wo ist die Linie zu ziehen.

Wieso immer mit dem Schlimmsten zu rechnen ist

Am Beispiel des Vulkanausbruchs erklärt Bestseller-Autor und Philosoph Alain de Botton auf Tagesanzeiger.ch wie schnell unsere heile Welt ins Chaos versinken kann – und warum das in Ordnung ist.
Vulkane erinnern uns daran, dass wir Spielbälle von zerstörerischen Kräften sind, die in Schach gehalten, aber nicht gebändigt werden können. Oft meinen wir, dass wir alles unter Kontrolle haben und wähnen uns einer Sicherheit, die uns schon selbstverständlich ist. Das ist bei Projekten sehr ähnlich.
Dass wir das Risiko eines plötzlichen Vulkanausbruchs nicht wahrhaben wollen, liegt an der brutal verwirrenden Dualität der Wirklichkeit: Hier Generationen übergreifender Stetigkeit und Sicherheit, dort unangekündigte Katastrophen. Wir sind hin und her gerissen zwischen der plausibel erscheinenden Annahme, dass morgen alles beim Alten bleibt – und der Möglichkeit eines entsetzlichen Ereignisses, das unser Leben verändert. Weil Ersteres angenehmer scheint, vernachlässigen wir das Katastrophenszenario. Aus diesem Grund erinnerte Seneca an die Glücksgöttin Fortuna, in deren Händen unser Schicksal auf alle Zeiten liegt. Eine Göttin, die ihre Gaben grosszügig verteilen kann, nur um uns gleich darauf an einer Fischgräte ersticken oder mitsamt unserem Hotel in einer Flutwelle untergehen zu lassen.
Wie steht es mit Ihrem Projekt, rechnen Sie da auch mit dem Schlimmsten? Beschäftigen Sie sich bei der Risikoidentifikation auch mit sogenannten Black Swan Events? Es muss nicht gerade ein Vulkan sein der ausbricht, es gibt genug unverhoffte Dinge die Ihr Projektleben zu Hölle machen können und dort ist es sicher sehr heiss. Verfallen Sie jetzt aber bei solchen Perspektiven ja nicht in Depressivität, sondern handeln Sie. Es gibt immer Massnahmen, um auch schlimmsten Unsicherheiten zu begegnen. Wenn Sie die Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos nicht massiv vermindern können, dann sollten Sie mindestens trainieren, dass Sie beim Eintritt des Risikos die Flucht ergreifen können.

Mit Brainstorming Risiken identifizieren

Es gibt verschiedene Methoden Risiken zu identifizieren – einfachere und aufwändigere. Bewährte Methoden für die Risikoidentifikation sind:

• Dokumentenanalyse und historische Aufzeichnungen
• Auswerten der Lessons Learned von ähnlichen Projekten
• Brainstorming mit dem Projektteam und Experten
• Interviews mit Fachexperten und anderen Projektleitern
• Brainwriting, z.B. mit Methode 635
• Delphi Technik
• Risikochecklisten mit Risikokategorien und Risiken

Eine der besten Methoden Risiken zu identifizieren ist Brainstorming. Brainstorming ist eine Kreativitätsmethode zur Ideenfindung in Gruppen. Diese Methode ist äusserst hilfreich zur Identifikation von Risiken, aber auch bei anderen Projektmanagement-Tätigkeiten. Wesentliches Kennzeichen von Brainstorming ist die assoziative und nicht bewertete Sammlung von möglichst vielen, spontanen Äusserungen zu einer bestimmten Fragestellung – in diesem Fall zu Projektrisiken. Vorteil des Brainstormings in der Gruppe ist die gegenseitige Anregung der Teilnehmer, Nachteil ist die eventuell zu schnelle Fokussierung der Gruppe auf einen Bereich.
Nach der Ideensammlung durch Brainstorming müssen Sie die gefundenen Risiken in weiteren Schritten sortieren und grob bewerten. Sie denken, Sie kennen Brainstorming? Es gibt vielleicht ein paar Punkte, die Sie bis jetzt noch nicht beachtet haben.

So holen Sie das Beste aus Ihrer Brainstorming-Session

• Bewerten Sie keine Antworten. Eine Bewertung würde den Ideenfluss stören, den Fortschritt verlangsamen und die Teilnehmer demotivieren.
• Finden Sie einen Weg, damit jeder an der Session teilnimmt, z.B. mit Pinwandkarten oder fragen Sie die Teilnehmer direkt, im Speziellen die Stillen.
• Schauen Sie, dass alle Teilnehmer Ihre Ideen mitteilen können und keiner zu lange spricht.
• Schreiben Sie die Brainstorming-Regeln auf ein Flipchart und weisen Sie bei Bedarf darauf hin.
• Machen Sie die Liste mit Risiken so lange wie möglich. Es gilt: Quantität vor Qualität.
• Je ungewöhnlicher die Ideen, desto besser. Lassen Sie der Fantasie freien Lauf.
• Verbessern oder Ergänzen der bereits genannten Ideen ist erlaubt.
• Bewertung und Kritik ist nicht zulässig, auch keine körpersprachliche Kritik, wie zum Beispiel: Nase rümpfen und Kopf schütteln.

Werden nach einigen Minuten keine Risiken mehr geäussert, so kann der Risikokatalog mit den Risikokategorien oder spezifische Fragen des Moderators neue Anstösse liefern.

Brainstorming ist aus meiner Sicht die beste Methode um Risiken zu identifizieren. Es sollte jedoch nicht die einzige Methode sein.

Die besten Tipps zur Risikoidentifiaktion

Brainstorming ist aus meiner Sicht die beste Methode um Risiken zu identifizieren. Es sollte jedoch nicht die einzige Methode sein. Hier finden Sie meine besten Tipps:

• Benutzen Sie eine Kombination von Methoden für die Risikoidentifikation. Nur mit Brainstorming finden Sie nicht alle Risiken. Mit einer Kombination von z.B. Brainstorming, Experteninterviews und Checklisten finden Sie mehr Risiken.
• Benutzen Sie die Anonymität. Nicht jeder will vor den anderen seine Meinung laut sagen, insbesondere wenn die betreffende Person, oder Ihr Bereich ein Risiko darstellen. Auch in anderen Situationen kann Anonymität angesagt sein. In diesen Fällen benutzen Sie z.B. Pinwandkarten oder eine andere schriftliche Methode.
• Definieren Sie einen anonymen Reporting-Kanal, damit Teammitglieder oder Stakeholder auch "sensible" Risiken melden können.
• Versuchen Sie während der Risikoidentifikation so viele Risiken wie möglich zu entdecken - Quantität vor Qualität! Dazu eignet sich das Brainstorming mit seinen speziellen Regeln ausgezeichnet.
• Fragen Sie sich bei der Risikoidentifikation immer wieder: „ Was könnte schief gehen (Risiko)? Was könnte uns fördern (Chance)?“

Neu: Risikomanagement für Projekte - Kompaktwissen

Jetzt ist es fertig und seit 5. Januar 2010 im Buchhandel! "Risikomanagement für Projekte (Kompakt-Wissen)" ist ein Buch das speziell für Projektleiter geschrieben wurde. Mit diesem kompakten und preiswerten Buch erhalten Sie schnell einen Überblick über alle wichtigen Schritte im Projekt-Risikomanagement. Sie lernen praxiserprobte Methoden und Techniken kennen, die Sie sofort anwenden können. Dieses Wissen benötigen Projektleiter damit Sie Ihre Risiken im Griff behalten und 90% aller potentiellen Projektprobleme eliminieren bevor sie eintreten.

Hier finden Sie das Inhaltsverzeichnis und einen Auszug aus dem Buch.

Wer tiefer in das Thema einsteigen will kauft das Experten-Buch "Projekt-Risikomanagement- Mit wirkungsvollem Risikomanagement sicher zum Projekterfolg". Hier erfahren Sie alles über Projekt-Risikomanagement. In diesem Buch erfahren Sie mehr Details und finden zusätzliche Themen wie z.B. Projekt-Risikomanagement einführen, Projekt-Risikomangement auditieren, spezielle Risikomangement-Methoden, Risikomanagement im Projektportfolio, mehr Checklisten usw.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihren Projekten, aber verlassen Sie sich nicht darauf!

Verwenden Sie verschiedene Methoden zur Risikoidentifikation

Es gibt verschiedene Methoden um Risiken zu identifizieren – einfachere und aufwändigere. Leider wird für die Identifikation von Risiken oft nur eine Methode angewendet – und dies sind Checklisten. Der Vorteil von Checklisten ist offensichtlich: Man muss nicht viel bei der Arbeit denken, aber die Ausbeute an relevanten Risiken ist damit gering. Nur mit verschiedenen Methoden und Informationslieferanten haben Sie eine Chance möglichst viele relevante Risiken zu entdecken. Jede angewandte Methode gibt eine andere Sichtweise auf das Projekt; und nur so kann das Know-how der verschiedenen Beteiligten einfliessen. Die möglichen Identifikationsmethoden reichen von den eher formalistischen Methoden, wie zum Beispiel Checklisten, bis zu intuitiven Methoden, wie Brainstorming.
Bewährte Methoden für die Risikoidentifikation:

• Dokumentenanalyse und historische Aufzeichnungen
• Auswerten der Lessons learned von ähnlichen Projekten
• Brainstorming mit dem Projektteam und Experten
• Interviews mit Fachexperten und anderen Projektleitern
• Brainwriting, z.B. mit Methode 635
• Delphi Technik
• Risikochecklisten mit Risikokategorien und Risiken

Brainstorming ist aus meiner Sicht die beste Methode um Risiken zu identifizieren. Es sollte jedoch nicht die einzige Methode sein.