What Is the Benefit of Risk Management?

Projects are started based on uncertain information: Uncertain requirements and markets, assumptions, dependencies, and uncertainties in project execution. Those are base loads, which a project has to carry. That means every project can turn into a potential failure. Is the use of risk management really any good to prevent failures or do its cost and benefit just overrule each other? Is risk management a waste of time? I can’t give you a simple answer to this question because the cost-benefit ratio essentially depends on the company and project culture. Basically, risk management, adjusted to project size and the complexity of the project, is worth it a number of times.
Which company is more successful: one that conducts 100 risky projects or one that has 100 low-risk projects? Risky projects normally have a much greater profit- and loss potential. The motto is: Exploit the profit potential and reduce the loss potential. If senior management has the courage to take risks but can also say NO in an early project stage and cancels projects with a high risk or minor probability of success, then the profit potential is accordingly high.
Gartner Group estimates that with an established project risk management, depending on industry, approximately 20% of the projects are canceled after the planning-/concept phase, before the big money is spent in the execution phase. If 70 of the 100 high-risk projects survive after the planning/concept phase and continue to be subject to consistent risk management, then success isn’t far away.
Risk has a direct relation to profit. Simply put: the more risks a company is willing to take with its projects, the higher the possible benefits can be – but only if you have the risks under control with consistently applied risk management on a project and company level. Whoever doesn’t take any risks, will definitely stagnate!

A Matter of Conviction

Do you know what you will face if you don’t properly deal with your project risks? Often, you’re lucky and it doesn’t happen much. However, the hammer will eventually strike and you will be confronted with problems and disasters, which you were afraid to imagine in your thoughts. Is it a problem for you…

• … if the project takes much longer?
• … if the project costs much more?
• … if the project doesn’t achieve the required performance?
• … if customer satisfaction massively drops?
• … if the reputation of your company is ruined?
• … if you don’t have a job anymore?

If none of these represent a problem for you, then you can refrain from risk management!



This April, the Second Edition of my successful book „Project Risk Management: The Most Important Methods and Tools for Successful Projects“ was published as print and e-book.

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Risikomanagement mit Microsoft SharePoint

Risikomanagement ist keine einmalige Angelegenheit in einem Projekt. Dies wissen Sie natürlich schon. Am Besten „managen“ Sie Ihre Risiken in Ihrem Enterprise Project Management System (EPMS) wie z.B. Microsoft Project Server, Planview, Primavera oder Clarity. Die Software ist natürlich nur ein Hilfsmittel, dass Ihnen die administrative Arbeit und das Controlling der Risiken erleichtert, aber nicht den wichtigsten Teil des Risikomanagements abnimmt – Risiken mit Ihrem Team zu identifizieren und zu überwachen und dies aus Überzeugung zu tun!
Viele Unternehmen scheuen sich leider immer noch Geld in ein EPMS zu investieren, was aber sehr oft vorhanden ist, ist Microsoft SharePoint. Ideal ist, wenn Sie für Ihr Projekt eine eigene SharePoint Site erstellt haben und darin ein Risk Log führen. Ich habe schon in verschiedenen Unternehmen SharePoint Sites für Projekte aufgebaut und kann Ihnen zeigen welche Felder im Risk Log sinnvoll sind. Das können Sie natürlich auch in Excel so nachbauen. Am Endes dieses Beitrages sehen Sie einen Screenshot der Attribute in SharePoint.

Title: Ein kurzer Titel mit 5-6 Worten ist sehr hilfreich, damit man schnell erkennt, um was es bei dem Risiko geht.
Description: Beschreibung des Risikos im „Ursache –Risiko – Auswirkung“ For­mat.
Probability: Skala der Eintrittswahrscheinlichkeit.
Impact: Skala der Auswirkung. Diese kann in der Erklärung auch noch mit Quantitativen Werten ergänzt werden.
Trigger: Was ist der Auslöser des Risikos? Das ist nicht immer einfach zu bestimmen.
Status: Neu erfasste Risiken, die noch nie im Team besprochen wurden erhalten den Status „New, besprochene „Open“, nicht mehr vorhandene „Closed“.
Date Closed: Wann wurde das Risiko geschlossen?
Risk Owner: Wem wurde das Risiko und die Verantwortung für die Durchführung der Maßnahmen zugewiesen?
Mitigation Action: Was wurden für Maßnahmen definiert?
Action Due Date: Dieses Feld fehlt oft! Bis wann soll die Maßnahme umgesetzt sein?
Date last updated: Wann wurde das Risiko und die Maßnahme zum letzten Mal besprochen?

Attribute wie: Erfasser, Erfassungsdatum, Änderungsdatum und Versionierung speichert SharePoint automatisch. Diese können Sie wie die anderen Attribute in den Ansichten (Views) des Risk Log bei Bedarf anzeigen lassen.

Managen Sie Risiken auch so wie Projektleiter in Versicherungsunternehmen?

Managen Risikoexperten Projektrisken besser? Ich habe schon bei verschiedenen grossen Versicherungsunternehmen im Bereich Projekte gearbeitet und bin immer wieder erstaunt, wie die Projektleiter und Projektverantwortlichen mit Projektrisiken umgehen.
Versicherungsunternehmen verdienen Ihr Geld indem Sie Ihre Kunden vor finanziellen Schäden bewahren, wenn diese von eingetretenen Risiken betroffen sind. Da müsste man annehmen in solchen Unternehmen gibt es ein Bewusstsein für Risiken und Risikomanagement, speziell auch bei Projekten. Weit gefehlt! Versicherungsunternehmen sind nicht besser als alle anderen! Das hätten Sie sicher nicht gedacht. Risikomanagement ist vermutlich das am meisten vernachlässigte Thema bei Projekten – bei den meisten Unternehmen. An was liegt dies?
Das könnten die Gründe sein:

• Man sieht keinen Nutzen im Risikomanagement
• Sich mit Risiken zu beschäftigen ist unangenehm.
• Man will nicht wahrhaben, dass ein Verlustpotenzial besteht.
• Man will die Risiken gar nicht wissen, und schon gar nicht hören. Man hat schon genug andere Probleme.

Projekte scheitern an Risiken. Dies ist eine Tatsache. Würden diese Personen gleich reagieren, wenn es um ihr eigenes Kapital, ihre eigenen Ersparnisse ginge, oder würde sich ihre Einstellung schlagartig ändern? Machen Sie es besser!

Wie ein Blitz aus heiterem Himmel – Die unerwarteten Risiken

Es gibt Ereignisse, die treffen wie ein Blitz aus heiterem Himmel ein. Das sind in Ihrem Projekt die nicht erkannten Risiken (unknown unknowns), von denen niemand gesprochen hat und an die man nicht im Entferntesten gedacht hat.
Sie können sich sicher noch gut an den Donnerstag den 16. Januar 2015 erinnern. Es hat wie ein Blitz aus heiterem Himmel eingeschlagen! Die Schweizerische Nationalbank (SNB) hat die Bindung des Schweizer Frankens an den Euro mit einer Untergrenze von 1.20 CHF/EUR aufgehoben. Jeder Finanzinteressierte war geschockt, irritiert oder einfach völlig überrascht. Praktisch alle Marktbeteiligten haben mit Unverständnis darauf reagiert. Die Schweizer Börse ist innerhalb von Minuten um mehr als 15 % eingebrochen und die Wechselkurse der grossen Weltwährungen wie Dollar, Euro und Pfund sind zum Schweizer Schweizerfranken massiv eingebrochen. Die SNB hat ein Finanzereignis für die Geschichtsbücher gesorgt und die Finanzmärkte weltweit massiv beschäftig.

Totale Überraschung

 

Warum waren eigentlich alle von diesem Ereignis so total überrascht. Die SNB hat ja bei der Fixierung des Wechselkurses im Jahr 2011 gesagt, dass dies nur eine temporäre Massnahme ist und diese Bindung zu „gegebener Zeit“ wieder aufgehoben wird, sobald es der Wirtschaft wieder besser geht und der Schweizer Franken wieder “richtig” bewertet ist. Die SNB hatte in den letzten Monaten zwar nie eine Andeutung zu einer möglichen Aufhebung gemacht – aber jeder hätte jederzeit damit rechnen müssen!
Aber was hat das alles mit Risikomanagement zu tun? Das ist ein gutes Beispiel, dass analog auch auf das Risikomanagement in Projekten übertragbar ist. Oft weiss man während der Projektdurchführung von einem Risiko, dass irgendwann einmal eintritt. Eintrittswahrscheinlichkeit 100%, Auswirkung sehr gross. Ein Risiko mit einer Eintrittswahrscheinlichkeit von 100% ist zwar per Definition bereits ein Issue, dass ins Problemmanagement gehört, aber lassen wir das mal vorab beiseite. Ob Finanzmarktbeteiligter oder Projektleiter, was machen Sie in einer solchen Situation? Sie wissen ein Risiko mit sehr grosser Auswirkung kann jederzeit eintreten. Stecken Sie den Kopf in den Sand und wollen nichts davon wissen, weil schon daran Denken unangenehm ist? Was machen Sie?

 

Ignorieren Sie Risiken nicht – unternehmen Sie etwas!

 

Risiken ignorieren ist die schlechteste Alternative, die Sie in einer solchen Situation wählen können.
Nehmen wir mal das obige Beispiel der SNB. Was hätten Sie vor diesem Event tun können?

1. Risiko vermeiden? Nicht möglich! Sie sind dem Risiko ausgeliefert.
2. Risiko vermindern? Das heisst Eintrittswahrscheinlichkeit oder Auswirkung vermindern? Eintrittswahrscheinlichkeit vermindern: Nein, Auswirkung vermindern; Ja
3. Risiko übertragen? Grundsätzlich möglich, z.B. bei einer Versicherung oder mit Finanzinstrumenten
4. Risiko selber tragen und abwarten was passiert: Möglich, und das haben die meisten gemacht!

Die meisten Investoren im Finanzmarkt haben das Risiko einer Aufhebung der Bindung verdrängt und gedacht, das wird schon einmal passieren, aber die SNB wird das sicher frühzeitig ankündigen oder „zwischen den Zeilen“ darauf hinweisen. Einige Wenige haben das Risiko ernst genommen und haben Ihre Finanzpositionen mit Finanzinstrumenten, wie z.B. Optionen abgesichert.
Auch in Ihrem Projekt kündigt sich das Eintreten von „totsicheren Risiken“ nicht immer an. Ihre Untätigkeit und Ignoranz könnte der Tod für Ihr Projekt bedeuten. Machen Sie es besser. Lernen Sie etwas aus diesem SNB Case!

Wie unterscheiden sich interne und externe Risiken bei Projekten?

Kürzlich habe ich einen Bericht über interne und externe Projektrisiken gelesen. Der Autor schrieb darin, dass das Projektteam keine Kontrolle über die externen Risiken hat. Ein interessanter Aspekt, bei dem es sich lohnt etwas genauer hinzuschauen. Als interne Risiken wurden folgende Risiken aufgezählt:

• Kostenrisiken: Risiken, dass die Projektkosten überschritten werden aufgrund der Schätzungsungenauigkeit bei den Kosten oder von schleichenden Scopeänderungen.
• Terminplanänderungen: Risiken, das Aktivitäten länger dauern als erwartet, was meistens wiederum zu Kostenerhöhungen führt, späterem Einbringen des Nutzens und eines möglichen Verlust der Konkurrenzfähigkeit.
• Leistungs- oder Qualitätsrisiken: Risiken, dass das Projekt scheitert die geplanten Resultate zu liefern mit der versprochenen Leistung und Qualität.

Dies werden als die typischen “internen Risiken angeschaut, also Risiken, die sich aus der Projektabwicklung ergeben. Als externe Risiken wurden folgende Beispiele genannt:

• Governance Risiken: Dieses haben einen Bezug zum Unternehmensmanagement, Projektsupport, Führung und Unternehmensreputation.
• Strategierisiken: Diese resultieren in Fehlern bei der Strategiedefinition, z.B. im Verwenden einer Technologie die nicht den gewünschten Erfolg bringt.
• Operationelle Risiken: Dies entstehen durch schlechte Implementierung und durch Prozessprobleme, z.B. beim Einkauf, Produktion und Vertrieb, aber auch beim Schutz vor Diebstahl, Betrug.
• Marktrisiken: Diese umfassen die Konkurrenz, Währungsrisiken, Rohstoff und Zinsrisiken sowie Liquiditäts- und Kredit-Risiken
• Rechtsrisiken: Diese entstehen aus veränderten regulatorischen Anforderungen, Vertragsrisiken, oder durch patentrechtlichen Risiken.
• Umweltrisiken: Risiken im Bezug zu Erdbeben, Stürmen, Überflutung, Vandalismus, Sabotage, Bürgerunruhen oder Streiks.

Der Artikel schreibt, dass die Projektrisiken beide Arten von Risiken umfassen, die internen Risiken, die assoziiert sind mit dem erfolgreichen Durchführen jeder Projektphase (Projektabwicklungsrisiken) und die externen Risiken auf die das Projektteam keinen Einfluss hat. Diese Aussage kam mir doch ein wenig Suspekt vor. Schauen wir das einmal etwas genauer an.
Hat das Projektteam tatsächlich nur Einfluss auf Risiken, die im Bereich von Zeit, Kosten und Qualität sind, also auf die internen Risiken?
Grundsätzlich ist es ja so, dass man nur für bekannte Risiken (die bekannten Unbekannten) Maßnahmen ergreifen kann, um die Eintrittswahrscheinlichkeit oder Auswirkung des Risikos zu senken oder das Risiko ganz zu vermeiden.
Man kann zum Beispiel als Maßnahme mehr Statussitzungen mit dem Projektteam durchführen, um schneller auf Projektabwicklungsprobleme reagieren zu können
Wie ist es nun bei externen Risiken? Sind wir diesen tatsächlich ausgeliefert? Nein, so ist es nicht! Bei externen Risiken sieht dies ähnlich aus wie bei den internen Risiken.
Man kann zum Beispiel als Maßnahme den Sponsor und das Management (externes Risiko) öfters und besser über das Projekt informieren und Feedback abholen, damit das Risiko nicht oder weniger besteht, dass diese etwas entscheiden, was unserem Projekt Schaden hinzufügt.
Es gibt hier jedoch eine spezielle Art von Risiken, bei denen Sie die Eintrittswahrscheinlichkeit mit Maßnahmen nicht senken können. Diesen Risiken sind Sie einfach ausgeliefert. Hier handelt es sich meist um Umweltrisiken, wie z.B. Orkane, Tsunamis oder Erdbeben. Hier können Sie nur Maßnahmen treffen, um die Auswirkung des Risikos zu vermindern, die Eintrittswahrscheinlichkeit zu senken ist hier leider nicht möglich.
Wir sind also nur Risiken ausgeliefert, die wir nicht kennen aber die trotzdem vorhanden sind (die unbekannten Unbekannten). Schauen Sie also, dass Sie möglichst viele Risiken Ihres Projektes identifizieren und wenn sinnvoll Maßnahmen dafür ergreifen. Bei den unbekannten Unbekannten hilft auch beten nichts, da ist es sinnvoller eine Contigency Reserve zu haben, die solche (Not)-Fälle abdeckt!

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Schon mindestens zum dritten Mal auf Platz 1. Dies bedeutet aber nicht, dass von diesem Buch viele Exemplare verkauf werden. Der E-Book Markt im deutschsprachigen Raum ist noch so klein, dass der Platz 1 in der Kategorie Projektmanagement soviel bedeutet wie etwa 6 Exemplare pro Woche oder Rang 9000 in den den Gesamt Kindle Charts.
Ja, man müsste Autor für Liebesromane sein, dass wäre sehr viel lukrativer.
Mit meinem Buch erhalten Sie in sehr konzentrierter Form alles Notwendige Wissen, um in Projekten Risiken zu indentifizieren, zu analysieren und Maßnahmen dafür zu ergreifen. Also unentbehrliches Wissen für den Projektalltag!
Liebesromane können Sie am Abend nach der Arbeit immer noch lesen.